في بيئة الأعمال الحديثة، لم تعد العقود الورقية وحدها طريق الإثبات أمام القضاء. التحول الرقمي جعل الإثبات الإلكتروني، وعلى رأسه المراسلات عبر البريد الإلكتروني، من أقوى الأدلة القانونية في المملكة.
لكن كثير من رواد الأعمال ما زالوا يعتقدون أن الإيميلات مجرد وسيلة “تواصل غير رسمي”، بينما هي في الحقيقة عقود ضمنية يمكن أن تحمي شركتك من نزاع… أو تغرقها فيه.

أولًا: الإطار القانوني لحجية الإثبات الإلكتروني

بموجب نظام الإثبات السعودي ونظام التعاملات الإلكترونية، تمنح المراسلات الإلكترونية نفس القوة الإثباتية للمحررات الكتابية التقليدية، بشرط أن تتوافر فيها سلامة المصدر وسلامة المحتوى وعدم قابليته للتلاعب.

يعني ذلك أن كل رسالة تُرسل أو تُستقبل عبر البريد الإلكتروني الرسمي يمكن أن تصبح دليلًا حاسمًا في النزاعات، طالما ثبتت هوية المُرسل والمُستقبل وسلامة البيانات.


ثانيًا: كيف تبني سياسة توثيق إلكتروني تحمي شركتك؟
1. استخدم البريد الرسمي فقط

كل المراسلات المتعلقة بالعقود، الالتزامات، أو التعديلات الجوهرية يجب أن تصدر من البريد الإلكتروني الرسمي للمؤسسة المسجل في السجلات التجارية.
المراسلات من الإيميلات الشخصية تقلل من القوة القانونية وقد تعيق إثبات الحقوق.

2. وضوح اللغة وعدم الغموض

استخدم عبارات قطعية عند الموافقة أو الرفض.

مثال:

“نوافق رسميا على التعديل الخامس للعقد.”
أفضل بكثير من:
“نرى أنه يمكن النظر في ذلك.”

اللغة الغامضة تفسر دائما لصالح الطرف الذي يحاول التملص من الالتزام.

3. الحفظ والتنظيم

اعتمد سياسة أرشفة إلكترونية منظمة داخل الشركة، تشمل تصنيف الرسائل وحفظها في خوادم آمنة، مع نسخ احتياطية دائمة.
هذه الممارسة تضمن إمكانية الوصول السريع للأدلة عند الحاجة، وتحميك من الاتهام بفقدانها أو التلاعب بها.

ثالثًا: لماذا التوثيق الإلكتروني ضرورة وليس رفاهية؟

في عالم سريع التحول، تعتمد مصداقية الشركة على قدرتها على إثبات ما تقول.
المراسلات الإلكترونية أصبحت السجل الحقيقي لتاريخ التعاملات التجارية، وإهمالها قد يعني فقدان أهم وسيلة دفاع قانونية.
الفرق بين شركة ناجية من نزاع وأخرى خاسرة، قد يكون مجرد إيميل موثّق بشكل صحيح.

المرجع النظامي

نظام الإثبات السعودي.

نظام التعاملات الإلكترونية.

الكلمات المفتاحية: الإثبات الإلكتروني، نظام الإثبات السعودي، الدليل الرقمي، البريد الإلكتروني القانوني.